De tværfaglige vikingesymposier ledes af en bestyrelse. Hvert deltagende universitet har 2 bestyrelsesmedlemmer, hvoraf mindst 1 skal være ansat ved det pågældende universitet; de 2 medlemmer skal helst repræsentere forskellige fagområder.
De tværfaglige vikingesymposier finder sted hvert år i april-maj måned og organiseres på skift og efter en fast sekvens af de deltagende universiteters bestyrelsesmedlemmer (når særlige forhold taler for det, kan to universiteter aftale at bytte år).
De organiserende bestyrelsesmedlemmer redigerer beretningen fra årets symposium og har ansvaret for, at den udkommer i samme kalenderår.
Bestyrelsen vælger et af sine medlemmer som formand. Formanden sidder i 4 år og kan genvælges. Opgaverne omfatter bl.a. at